Politique de confidentialité

1. Introduction et portée

Benchi Inc. (« Benchi », « nous ») protège les renseignements personnels qu’elle recueille, utilise, communique et conserve. Cette politique explique ce que nous faisons de ces renseignements et quels droits vous avez.

Elle s’applique :

• au site benchi.tech et à l’Espace client ;
• aux produits Gestion3n, Élia et Réceptionniste virtuel (les « Produits ») ;
• à nos échanges avec vous par courriel, téléphone ou autrement.

Benchi Inc. est une entreprise québécoise située au 432, rue Antoine-Gautier, Québec (Québec) G1C 7J5. Nous appliquons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et, lorsqu’elle s’applique, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Si vous n’acceptez pas cette politique, veuillez ne pas utiliser le site ni les Produits.

2. Nos deux rôles

Benchi joue deux rôles différents selon les renseignements en cause.

Données de nos clients. Lorsqu’un service de garde utilise Élia ou Gestion3n, ou qu’une entreprise utilise le Réceptionniste virtuel, c’est ce client qui recueille les renseignements et en est responsable. Benchi les traite uniquement pour fournir le service, selon les instructions du client et un contrat écrit qui prévoit les mesures de protection exigées par la loi.

Benchi ne vend pas ces données, ne les utilise pas pour ses propres fins et ne les communique pas à d’autres clients. Pour exercer vos droits sur ces renseignements (par exemple le dossier de votre enfant), adressez-vous d’abord au service de garde ou à l’entreprise concernée. Nous l’aiderons à vous répondre.

3. Renseignements recueillis

Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux fins indiquées à la section 4.

Vous pouvez refuser de nous fournir certains renseignements. Certaines fonctions pourraient alors ne pas être offertes.

4. Fins d’utilisation

Nous utilisons les renseignements dont nous sommes responsables pour :

• répondre à vos questions et demandes de démonstration ;
• créer et gérer les comptes, fournir les Produits et offrir le soutien technique ;
• facturer et administrer la relation d’affaires ;
• assurer la sécurité du site et des Produits, et détecter la fraude ou les accès non autorisés ;
• améliorer nos Produits à partir de statistiques d’utilisation agrégées ou dépersonnalisées ;
• vous envoyer des nouvelles sur nos Produits, si vous y avez consenti ;
• respecter nos obligations légales et faire valoir ou défendre nos droits.

Nous n’utilisons pas vos renseignements à une autre fin sans votre consentement, sauf si la loi le permet. Nous ne vendons ni ne louons de renseignements personnels.

5. Intelligence artificielle

Nos Produits utilisent l’intelligence artificielle (IA) pour assister les équipes, jamais pour décider à leur place.

Nos engagements :

• Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n’est prise à l’égard d’une personne.
• Nous n’utilisons pas les données de nos clients pour entraîner nos propres modèles d’IA et nous retenons des fournisseurs dont les conditions interdisent l’entraînement de leurs modèles à partir de ces données.
• Les fournisseurs d’IA sont liés par contrat à la confidentialité et ne peuvent pas utiliser les données pour leurs propres fins. Certains traitent les données à l’extérieur du Québec, dans les conditions décrites à la section 8.
• Le Réceptionniste virtuel informe l’appelant, dès le début de l’appel, qu’il parle à un assistant virtuel et que la conversation est transcrite afin de transmettre la demande à l’équipe du client. Les transcriptions sont conservées le temps nécessaire au suivi de la demande, selon les instructions du client, puis supprimées.

6. Témoins et technologies similaires

Nous utilisons des témoins (cookies) essentiels au fonctionnement du site et de l’Espace client, par exemple pour maintenir votre session ouverte et sécuriser la connexion.

Les témoins de mesure d’audience, de profilage ou de publicité, et toute technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou de vous profiler, sont désactivés par défaut. Ils ne sont activés qu’avec votre consentement. À ce jour, benchi.tech n’utilise aucun outil de mesure d’audience ni de publicité; si nous en ajoutons un, cette politique sera mise à jour et votre consentement sera demandé au préalable.

Vous pouvez aussi bloquer ou supprimer les témoins dans les réglages de votre navigateur. Certaines fonctions, comme la connexion à l’Espace client, pourraient alors ne plus fonctionner.

7. Communication à des tiers

Nous communiquons des renseignements personnels seulement dans les cas suivants.

La liste de nos principaux fournisseurs de services, avec leur rôle et leur lieu de traitement, est disponible sur demande auprès du responsable de la protection des renseignements personnels (section 14).

Nous pouvons partager des statistiques agrégées qui ne permettent d’identifier personne.

8. Hébergement et communication hors Québec

Nos Produits et notre site sont hébergés chez des fournisseurs d’infonuagique reconnus. Certains de ces fournisseurs, ainsi que certains fournisseurs d’IA, de téléphonie, de courriel et de paiement, traitent des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada et aux États-Unis.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, par exemple à un fournisseur d’IA ou de téléphonie, Benchi réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. La communication n’a lieu que si les renseignements y bénéficient d’une protection adéquate et qu’une entente écrite l’encadre.

9. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou plus longtemps si la loi l’exige.

La durée de conservation précise applicable à vos renseignements vous est communiquée sur demande (section 14).

À la fin de la période de conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés. Les copies de sauvegarde sont effacées selon leur cycle normal de rotation, dans un délai limité fixé dans nos règles internes.

10. Sécurité et incidents de confidentialité

Nos mesures de sécurité tiennent compte de la sensibilité des renseignements, notamment ceux qui concernent des enfants et leur santé :

• chiffrement des données en transit et au repos ;
• accès limité aux seules personnes qui en ont besoin, avec authentification forte ;
• séparation des données de chaque client ;
• journalisation des accès et des opérations ;
• sauvegardes régulières et mises à jour de sécurité ;
• engagements de confidentialité signés par nos employés et sous-traitants.

Aucun système n’est totalement à l’abri. En cas d’incident de confidentialité, nous prenons rapidement les mesures pour en réduire les conséquences et tenons un registre des incidents. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Lorsque l’incident touche les données d’un client, nous l’avisons sans délai pour qu’il puisse remplir ses propres obligations.

11. Vos droits

Vous pouvez, sous réserve des exceptions prévues par la loi :

• accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet ;
• les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement à leur utilisation ou à leur communication ;
• demander que la diffusion d’un renseignement cesse ou qu’un hyperlien soit désindexé, lorsque la loi le prévoit ;
• obtenir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
• être informé de l’usage de technologies d’identification, de localisation ou de profilage, et des moyens de les désactiver ;
• vous désabonner de nos courriels promotionnels en tout temps, au moyen du lien de désabonnement.

Pour exercer un droit, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 14). Nous pourrons vérifier votre identité. Nous répondons par écrit dans un délai de 30 jours.

Pour les données saisies par un service de garde ou une entreprise cliente, voir la section 2.

12. Enfants

Le site et les Produits s’adressent aux adultes : personnel des services de garde, gestionnaires, comptables et parents. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements directement auprès d’enfants.

Les renseignements sur les enfants contenus dans Élia sont recueillis par le service de garde auprès des parents ou du tuteur, qui y consentent pour l’enfant de moins de 14 ans. Benchi les traite uniquement pour le service de garde, avec un niveau de protection adapté à leur sensibilité.

Si vous croyez qu’un enfant nous a transmis des renseignements directement, communiquez avec nous pour que nous les supprimions.

13. Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date en haut de la page indique la dernière version.

En cas de changement important, nous l’annonçons sur benchi.tech et avisons nos clients par courriel avant son entrée en vigueur, dans un délai raisonnable. Si un changement touche l’utilisation de vos renseignements à une nouvelle fin, nous demandons votre consentement.

14. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, demande d’accès ou plainte, communiquez avec :

Nous traitons chaque plainte avec diligence et vous répondons par écrit. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.